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Music Festival Opportunity at Overland Golf Course

The contract appeared on the City Council agenda on Monday, July 24 and included a public hearing. The resolution approving the lease agreement passed on Monday, July 31st City Council meeting agenda.

Earlier this year, the City and County of Denver received hundreds of comments through various channels and conducted an online survey regarding the possible music festival at Overland Golf Course. Thank you for taking the time to provide your feedback during this public outreach phase. You can view the results of this public outreach by clicking on this link.

With the information gathered, the City and County of Denver then moved into the contract writing phase with the festival organizers, and aimed to addresses the questions and concerns that were provided during the public outreach process. City Council members have been briefed on the contract terms, and a presentation was made to the Land Use, Transportation and Infrastructure Committee (LUTI) in mid-June. The contract has been finalized and was approved by Denver City Council on Monday, July 31, 2017. 

FAQs were compiled based on notes taken from meetings with the surrounding community, golfers and the Overland Park Neighborhood Association.

Pre-Contract FAQs

What type of festival would this be?
The proposed event would be a 3-day outdoor music festival with a mixture of styles aimed to attract music fans of all ages, including kids, families and adults. Although modeled after the Outside Lands Festival in San Francisco and New Orleans' Jazz and Heritage Festival, the proposed festival at Overland Golf Course would take on the cultural flavor of Denver. It will be a celebration of all forms, and a celebration of Denver. The festival would have multiple stages and could attract anywhere from 30,000 – 60,000 people per day.

If the proposed music festival moves forward, when would it happen and how often?
The proposed festival would be an annual event with the inaugural date of Fall (September) of 2018. We anticipate it would be a five-year contract which the City would then re-evaluate after the contract term is over.


What would the hours of the festival be?
These details are not yet finalized, however the festival would likely be held on a Friday, Saturday, and Sunday, starting at 12pm or 1pm and ending at 10pm.


What type of musicians will the festival bring? Will local professional musicians and artists be included in the festival?

The festival would be a blend of music genres, world-renowned artists and local talent. Festivals organized by Superfly in the past have included artists such as Lord, Radio Head and Lionel Richie. Superfly has a commitment to local music presence and will have a dedicated local music stage. The success of the festival is based on its ability to reflect the local culture, which means incorporating local talent. Superfly plans to conduct significant outreach to the local musician community, work with the Science & Cultural Facilities District (SCFD), Denver Arts and Venues, and a committee of art supporters and neighbors to look at various ways to include local artists.


Is this a camping festival?
No, the proposed festival would end each evening. No camping will be allowed.


How long would the Overland Golf Course be closed?

The golf course would need to be closed for a period of 4 – 6 weeks. This amount of time allows for set up, to properly fence and protect areas and then allow time for clean-up and turf regeneration.


What are the economic benefits of having this festival (To the city, surrounding neighborhood and Overland Golf Course)?

The regional economic impact of a music festival of this scale is estimated to be over $60 million based upon the results seen in other cities. A great deal of this impact will benefit Denver business as well as the City itself through various taxes such as lodging and sales tax.

The economic benefit to Overland Golf Course will result from monies received directly from the promoter. These monies would likely include reimbursing the Golf Enterprise fund for revenue lost during the course closure and the full restoration of the golf course. The revenue from the proposed festival would be used to address deferred maintenance and needed capital improvements first at Overland Golf Course and then at other Denver golf courses.
The economic benefit to the surrounding neighborhood will result from the allocation of FDA (Seat) tax revenue that is generated by the festival. Feedback from Councilman Clark, the neighborhood, and City staff will determine how these funds will be spent after the City complies with legal obligations.

In addition, local non-profits and Registered Neighborhood Organizations (RNOs) are encouraged to volunteer to staff booths and other jobs during the festival in order to earn funds for their organization. In San Francisco, over 4 million dollars (in the 9 years there) have gone to local nonprofits.
The festival will also support local musical groups, local restaurants and generate local jobs through a job fair. Superfly is committed to hiring local community members, city applicants and regional applicants in that order.


What precautions are being taken to minimize the impact to the golf course?

Protecting the golf course is pivotal for this event. Denver Golf staff will designate areas to be fenced off to protect sensitive areas such as natural areas, wildlife habitats, greens, tee boxes, vegetation and trees. In addition, mats and equipment specifically designed to minimize turf damage will be utilized throughout the site.


What assurances does the City have that the promoters will restore the golf course to as good, if not better, condition than it was before the festival?

The contract with Superfly will include provisions that Superfly obtain bonds and insurance to cover this requirement.


If it takes a few years to generate profit, will that impact the revenue the City sees?

Revenue to the City will not be based upon the promoter’s profits. There will be core revenue the City will receive regardless of ticket sales. However, there will be revenue tied to attendance, so as ticket sales increase, the revenue to the City increases.


Have ticket prices been determined?

No, however, there will be multiple levels of pricing ranging from VIP experience, general admission experiences, and daily experiences. Attendees will have access to numerous musical acts that will provide value to the attendees as compared to the cost of attending a one or two act concert.


What will Overland golfers do when it is closed?
Golf course use drops off significantly after Labor Day yet we know there are still many golfers that enjoy September to play. During the 4-6 weeks that Overland Golf Course may be closed Denver Golf can accommodate play at other City golf courses and provide discounts to frequent Overland golfers to offset the inconvenience of Overland’s potential closure. After the festival, Denver Golf will explore various incentives to bring golfers back to Overland Golf Course.


How will the festival manage parking?
Neighborhood parking will be prohibited at this festival and will be part of the ingress and egress plan for festival attendees. The festival will be promoted as a non-car festival and attendees must plan accordingly. Superfly will be required to provide a transportation and parking plan which will include emphasis on RTD usage; dedicated Uber &Lyft drop-off/ pick up locations; shuttles; bike sharing program; etc. We will commit on addressing this in contract between the parties. Parties are anticipating establishing a 24-hour hotline for the neighborhood to communicate about parking and other possible impacts.


How are neighborhood impacts being considered?
Superfly will work closely with the City and with RNOs to address possible impact such as parking, safety, noise and cleanliness. This will include requirements and operational strategies such as:

  • Setting-up a 24-hour hotline to tow cars that adversely impact the neighborhood
  • Regularly scheduled neighborhood clean-ups to occur throughout the festival
  • Adherence to the noise ordinances, which will be monitored by the Department of Environmental Health
  • Dedicated ingress & egress paths for festival attendees that draw crowds away from the neighborhood and to designated shuttle/ shared ride pick up locations


What safety measures will be included?
Safety is vital for measuring the success of the potential festival for both festival goers and the neighbors. Safety measures and a Denver Police Department approved emergency plan will be required. Superfly use high security technology such as entrance metal detectors and wands in addition to an RFID band that allows festival organizers to track attendees throughout the event. For example, if attendees are flowing towards just one entrance, staff can be deployed immediately to encourage other entrances if needed. Surveillance systems, a unified command center and communications systems including security and safety teams will be included.


How will Superfly and the City minimize the impact on wildlife in the area?
The City and Superfly recognize the importance of protecting the natural habitat of the wildlife in and around the golf course and thus will fence off habitat areas throughout the duration of the event. Superfly festival Bonaroo is one of the most environmentally responsible festivals in the country and one which this festival will emulate.


Why was Overland Golf Course chosen as the host site over other parks or venues?

Today’s live music audiences are attracted to open air and park-like festivals. The Overland Golf Course topography naturally allows for headliner and smaller stages within a park-like setting. Few options were large enough to support this layout. Overland Golf Course’s location which is close to mass transit and pedestrian paths was ideal in part because it’s bordered on 3 sides by streets and a park and only on one side by a neighborhood.


When and how is a decision being made?
Denver is one of two cities currently being considered to host the possible music festival. We are planning on a decision being made in late spring 2017. No decisions have been made at this point and community engagement regarding benefits and risks are informing this decision. If Denver is selected and once community input is weighed as being in favor, contract negotiations will begin. Any such contract will need approval from City Council.


If Superfly does not meet their contractual commitments, are we required to host it for the full 5 years?

No contract has been negotiated yet on this, but typically city contracts include remedies for breach, which can include termination of a contract.


How far along in contract negotiations are you?
The City and Superfly have discussed basic terms thus far. Formal contract negotiations have not begun.


Post contract FAQs ADDENDUM (additional questions added 7/28/17)

Does the Denver Parks and Recreation public event policy allow for this type of event to occur in the Overland Golf Course?
The Admission Based Event policy does not apply to this situation for a number of reasons. Golf courses are not subject to the policy since they are, by their very nature, admission based facilities. The policy is intended to apply to permits issued by the Department versus contracts (and this situation is dealing with a contract). Even if the policy were to somehow be interpreted to apply, contracts can and often do contain provisions that provide exceptions to Departmental rules and regulations. An example would be a Golf Concession Agreement allowing a Concessionaire to sell alcoholic beverages even though the Department’s Alcohol Policy does not include them in the facilities where such sale is allowed.


What precautions will be taken to avoid festival attendees from wandering through the neighborhood?

Denver Police and private security will be stationed at the entrances to the Overland neighborhood and no vehicular or pedestrian traffic will be allowed to enter except for residents.


Are the neighbors of Overland Golf Course going to see any benefit from this event?

At a minimum, the city has committed to allocating 1/3 of the seat tax revenue (10% of ticket sales) to projects in the neighborhood for at least 3 years.


Is the future agenda of the city to close the golf course and develop the land?

The city has no intentions of closing the golf course and developing the land.


How does the revenue per ticket for this festival compare to that of San Francisco during the Outside Lands festival?

Current ticket price and attendance estimates would result in the city receiving between $12.48 and $12.96 per person. At 70,000 tickets sold per day (the quantity sold at Outside Lands), the city’s revenue would be approximately $12.55 per person. The $200,000 expense waiver was subtracted from gross revenues to arrive at these estimates. This is in-line with what San Francisco received.


If an increase in police and staff will be needed during this period, who covers that cost?

Per the contract, Superfly will reimburse all expenses associated with the festival, including reimbursement to the City for services provided. The exception to this is the waiver of up to $200,00 of expected expenses in this regard. If costs are exceeding this amount, Superfly will reimburse the City.

In response to feedback from the community we are sharing commitment guidelines which we will use guiding principles during the contracting process should we move forward in the process. We are also sharing a copy of a letter the San Francisco Parks and Recreation Department sent to Denver Parks and Recreation regarding their experience working with Superfly during the Outside Lands Festival.

Commitment guidelines | Pautas para el Contrato del Festival Musical

Letter from the city of San Francisco

Council Presentations
Land Use, Transportation & Infrastructure Committee Meeting (LUTI): June 20, 2017 (PDF)

Superfly presentation to LUTI: June 20, 2017 (PDF)

Public Meeting 1
When: February 1 @ 6:00PM
Where: Schmitt Elementary
1821 S. Vallego St.
Denver, CO 80223

Public Meeting 2
When: 
Tuesday, March 14 @ 6:00PM
Where: Overland Golf Course Clubhouse
1801 S. Huron St.
Denver, CO 80223

Online Survey
An online survey was open to the public from March 9-23 to collect input on the music festival opportunity.

View the input summary.

For more information visit: www.denvergov.org/specialevents

En respuesta a los comentarios de la comunidad, estamos compartiendo pautas para el contrato del Festival Musical que vamos a utilizar durante el proceso de contratación si avanzamos en el proceso.

Pautas para el Contrato del Festival Musical

Preguntas más frecuentes sobre el posible Festival Musical en el Terreno de Golf Overland

¿Qué tipo de festival se realizaría?
El evento que se propone sería un festival de tres días al aire libre con una mezcla de estilos con el objetivo de atraer amantes de la música de todas las edades, incluyendo niños, familias y adultos. Aunque se tomó como muestra el Festival Outside Lands en San Francisco y el Festival de Jazz y Cultura de Nueva Orleans, el festival que se propone en el Terreno de Golf Overland llevaría la cultura y el sabor de Denver. Esta sería una celebración de todos los géneros y una celebración de Denver. El festival tendría diferentes escenarios y podría atraer de 30,000 a 60,000 personas por día.

Si se sigue adelante con el festival musical propuesto, ¿cuándo y con qué frecuencia se realizará?
El festival de música propuesto sería un evento anual y se inauguraría en el otoño (septiembre) del 2018. Anticipamos que realizaríamos un contrato de cinco años el cual la ciudad va a re-evaluar después de que se termine el contrato.

¿Cuál sería el horario del festival?
Aún no se finalizan estos detalles, aun con esto lo más probable es que el festival se realice viernes, sábado, y domingo, empezando al mediodía o a la 1 PM y terminando a las 10 PM.

¿Qué tipo de músicos traería el festival? ¿Se van a incluir músicos y artistas profesionales locales?
El festival sería una combinación de géneros musicales, artistas de fama mundial y talentos locales. Los festivales organizados por Superfly se comprometen a una presencia de música local y tienen un escenario dedicado a músicos locales. El éxito de este festival se basa en su habilidad de reflejar la cultura local, lo que significa incorporar el talento local. Superfly planea conducir difusión significativa a la comunidad de músicos locales, trabajar con el Distritos de Instalaciones Culturales y Sociales (conocido por sus siglas en inglés SCFD), Sitios de Arte de Denver, y un comité de seguidores del arte y vecinos para buscar diferentes maneras para incluir a los artistas locales.

¿Sería este un festival para acampar?
No, el festival propuesto terminaría cada tarde. No se permitirá acampar.

¿Cuánto tiempo se cerraría el terreno de golf Overland?
El terreno de golf tendría que estar cerrado por un periodo de cuatro a seis semanas. Este tiempo permitiría a la organización, el colocar cercas y proteger áreas y también ofrecería tiempo para limpiar y regenerar el césped.

 

¿Qué beneficios económicos conllevaría este festival (a la ciudad, a la colonia, y al terreno de golf Overland)?
El impacto económico regional de un festival musical de esta magnitud se calcula generará más de $60 millones basado en los resultados vistos en otras ciudades. Éste impacto beneficiaría a los negocios de Denver al igual que la misma ciudad por medio de los diferentes impuestos tales como la recaudación de impuestos fiscales e impuesto por el alojamiento.

El beneficio económico al terreno de golf sería los importes recibidos directamente del promotor. Estos importes incluirían el reembolso al fondo Golf Enterprise por ingresos perdidos durante el cierre del campo y la total restauración del terreno de golf. Los ingresos del festival propuesto serían usados para las necesidades de mantenimiento y para las mejoras capitales necesarias primero en el terreno de golf Overland y después en otros campos de golf de Denver.

El beneficio económico a la colonia contigua sería por parte de la asignación de ingresos de impuestos FDA (Seat) que se generan durante el festival. De acuerdo al concejal Clark, el personal de la ciudad va a determinar cómo es que se van a gastar estos fondos después que la ciudad cumpla con sus obligaciones legales.

Además, se les anima a las organizaciones sin fines de lucro y a otras organizaciones registradas en la colonia (abreviadas en inglés RNO’s) a presentarse como voluntarios en estaciones y otras áreas para recaudar fondos para su organización. En San Francisco, más de 4 millones de dólares (en 9 años) han llegado a organizaciones sin fines de lucro locales.

El festival también será de beneficio para grupos de música local, restaurantes locales, y van a generar trabajos locales por medio de una feria de trabajo. Superfly está comprometido a contratar a los integrantes de la comunidad local, después a las personas de la ciudad y después a las personas de la región en ese orden.

¿Qué tipo de precauciones se están tomando para minimizar el impacto al terreno de golf?
El proteger el terreno de golf es crucial para este evento. El personal de parques de golf de Denver colocaría cercos en áreas designadas para proteger áreas sensibles tales como áreas naturales, hábitats de vida silvestre, áreas verdes, árboles, y vegetación. Además se emplearán tapetes y equipo diseñado específicamente para minimizar el daño al césped en todo el lugar.

Toma algunos años el generar ganancias, ¿cómo es que esto va a afectar los ingresos que reciba la ciudad?
Los ingresos de la ciudad no serán basados en las ganancias del promotor. Van a existir ingresos fundamentales que la ciudad va a recibir sin importar la venta de entradas. Sin embargo, existen otras ganancias que son relacionadas a la asistencia, así que cuando la venta de entradas aumente, también lo harán los ingresos de la ciudad.

¿Ya se determinaron los precios de las entradas?
No, sin embargo van existir diferentes niveles en cuanto a los precios desde VIP, hasta entradas generales y boletos de un solo día. Los asistentes tendrán acceso a diferentes actos musicales que ofrecerán valor a la asistencia comparado con el costo de asistir a un concierto solamente.

¿Qué es lo que va pasar con las personas que juegan en el campo Overland cuando este esté cerrado?
El uso del terreno de golf baja de manera significativa después del Día del Trabajo. Aun así sabemos que existen muchas personas que juegan golf que lo hacen aún en septiembre. Durante las cuatro-seis semanas el terreno de golf podría estar cerrado Denver Golf podría hacer arreglos para juegos en otros terrenos de golf de la ciudad y ofrecer descuentos a clientes regulares del campo Overland para compensar por la inconveniencia de la clausura del campo blanco. Después del festival, Denver Golf va a explorar diferentes incentivos para atraer a los jugadores de golf una vez más al campo Overland.

 

¿Cómo se manejaría el estacionamiento durante el evento?
Se va prohibir el estacionamiento en la colonia aledaña durante el festival y esto será parte del plan de acceso y salida para los asistentes al festival. Al festival se le hará promoción como un festival sin autos y los asistentes deben de planear de acuerdo a esto. Superfly va a tener que facilitar un plan de transporte y estacionamiento el cual ponga énfasis en el uso del transporte público RTD; lugares dedicados para acceso a Uber y Lyft; autobuses; programas para obtener bicicletas; etcétera. Nosotros nos comprometemos a hablar de esto en el contrato con las otras partes. Se anticipa que se establezcan una línea de ayuda de 24 horas para que los vecinos se comuniquen si tienen algún problema con el estacionamiento o algún otro posible problema.

¿Cómo es que se está considerando el impacto a la colonia?
Superfly va a trabajar en conjunto con la ciudad y RNOs para dar frente a posibles problemas tales como estacionamiento, seguridad, ruido e higiene. Para esto se necesitarán estrategias operacionales y requisitos tales como:

  • Entablar una línea de ayuda de 24 horas para remolcar los coches que afecten de manera negativa a la colonia
  • Rutinas de limpieza a la colonia de manera regular durante el festival
  • El cumplimiento de las normativas de ruido, las cuales serán supervisadas por la Secretaría al Medio Ambiente
  • Caminos dedicados al acceso y salida de los asistentes del festival que mantenga las multitudes lejos de la colonia y que los guíe a los lugares designados para la llegada y salida de autobuses u otros servicios de acceso al festival.

 

¿Qué tipo de medidas de seguridad se van a incluir?
La seguridad es vital para medir el éxito de este festival para las personas que asisten al festival al igual que para los vecinos. Se van a requerir medidas de seguridad y un plan de emergencia aprobado por el Departamento de Policía de Denver. Superfly van a emplear medidas de seguridad de alta tecnología tales como detectores de metales a la entrada y detectores de metales portátiles además de una banda RFDI que permitiría a los organizadores del festival rastrear a los asistentes en el evento. Por ejemplo, si los asistentes están usando solamente una entrada, el personal se puede mandar de manera inmediata a animar a que se usen las otras entradas de ser necesario. Se van a incluir sistemas de seguridad, un módulo de control unificado y un sistema de comunicaciones incluyendo equipos de seguridad.

¿Cómo es que Superfly va a minimizar el impacto a la vida silvestre en el área?
La Ciudad y Superfly reconocen la importancia de proteger el hábitat natural de la vida silvestre que vive dentro y a los alrededores del terreno de golf y por esta razón va a colocar cercos alrededor de áreas de hábitat natural durante este evento. El festival Bonaroo es uno de los más dedicados al medio ambiente en todo el país y uno de los cuales este festival va a imitar.

¿Cómo y cuándo se va tomar la decisión?
Denver es una de dos ciudades que actualmente se están considerando para llevar a cabo el posible festival musical. Estamos planeando en que se tome una decisión para finales de la primavera del 2017. Hasta este momento no se ha tomado ninguna decisión y la participación de la comunidad en cuanto a los beneficios y riesgos se están tomando en cuenta al tomar la decisión. Si se selecciona Denver y una vez que los comentarios de la comunidad se reciban, se van a comenzar las negociaciones para el contrato. Este mismo contrato tendrá que recibir la aprobación del Consejo de la Ciudad.

 

Si Superfly no cumple con sus compromisos contractuales, ¿tenemos que continuar con el festival por los siguientes cinco años?
Aún no se lleva a cabo un contrato sobre esto, pero típicamente los contratos de la Ciudad incluyen remedios por la ruptura contractual, las cuales podrían incluir la cancelación de un contrato.

¿Qué tan adentrados se encuentran en las negociaciones?
Hasta ahora la Ciudad y Superfly han hablado de términos básicos. No se han iniciado las negociaciones formales del contrato.

SUPLEMENTO (adicional agregado 28/07/17)

¿los parques de Denver y recreación política acto público permite para este tipo de eventos que ocurren en el campo de golf de Overland?
La política de admisión basado en evento no se aplica a esta situación por una serie de razones. Campos de golf no están sujetos a la política como son, por su propia naturaleza, servicios de admisión basado. La política se pretende aplicar para permisos emitidos por el Departamento versus contratos y está enfrentando esta situación con un contrato.  Si por una razón, es interpretado de alguna manera a aplicar, los contratos pueden y a menudo contienen disposiciones que proporcionan las excepciones a la normativa departamental.  Un ejemplo sería un contrato de concesión de Golf que permite a un concesionario para vender bebidas alcohólicas a pesar de que política del Departamento de Alcohol no los incluye en las instalaciones donde se permite esta venta.

¿Qué precauciones se tomarán para evitar que los asistentes festival de vagando por el barrio?
Policía de Denver y seguridad privada serán colocados en las entradas del barrio por tierra y no hay tráfico vehicular o peatonal se permitirá entrar excepto por los residentes.

¿son los vecinos de Overland campo de golf va a ver ningún beneficio de este evento?
Como mínimo, la ciudad se ha comprometido a asignar 1/3 de los ingresos fiscales de asiento (10% de la venta de entradas) a proyectos en el barrio de al menos 3 años.

¿es la futura agenda de la ciudad para cerrar el campo de golf y desarrollar la tierra?
La ciudad tiene no hay intenciones de cerrar el campo de golf y el desarrollo de la tierra.

¿cómo los ingresos por entradas para este festival en comparación con la de San Francisco durante el festival de tierras exterior?
Estimaciones actuales de asistencia y precio de billete daría lugar a la ciudad recibir entre $12,48 y 12,96 $ por persona.  En 70.000 tickets vendidos por día (la cantidad se vende en tierras de fuera), ingresos de la ciudad sería aproximadamente de $12,55 por persona.  La exención de gastos de $200.000 se resta de los ingresos brutos para llegar a estas estimaciones. Esto está en línea con lo que recibió San Francisco.

¿Si un aumento de personal policial y se necesitarán durante este período, que cubre ese costo?
Por el contrato, Superfly reembolsará todos los gastos asociados con el festival, incluyendo el reembolso a la ciudad por los servicios prestados. La excepción a esto es la exención de hasta $200,00 gastos esperados en este sentido. Si los costos son superiores a esta cantidad, Superfly reembolsará a la ciudad.

 
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The contract appeared on the City Council agenda on Monday, July 24 and included a public hearing. The resolution approving the lease agreement was heard on Monday, July 31st City Council meeting agenda.

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